Онбординг сотрудников: как успешно адаптировать новичков и избежать ошибок

Первые дни в новой компании — это всегда стресс: новые задачи, незнакомая команда, необходимость быстро влиться в рабочий процесс. Именно в этот период у сотрудника формируется впечатление о компании, которое будет влиять на его мотивацию, вовлеченность и продуктивность. Многие компании недооценивают важность онбординга новых сотрудников, ограничиваясь стандартным знакомством с рабочим местом и краткой инструкцией. На практике онбординг — это больше, чем просто формальное введение в работу.

Онбординг — это процесс введения нового сотрудника в компанию, включающий знакомство с корпоративной культурой, ценностями, задачами и командой. Прохождение онбординга обычно включает в себя решение административных задач, вроде заполнения документов о приеме на работу, изучение документации, а также посещение мероприятий, помогающих новым сотрудникам познакомиться с корпоративной культурой и конкретными обязанностями.

Для эффективного онбординга важно, чтобы новые сотрудники чувствовали себя комфортно, в полном объеме получали информацию о компании и своих обязанностях, а также были готовы погрузиться в рабочие процессы. Продолжительность онбординга может варьироваться (обычно от нескольких дней до нескольких недель), но цели у него всегда одни — обеспечить плавный переход, высокий уровень вовлеченности сотрудников и их удержание с самого начала работы в компании.

Как мы уже упомянули ранее, онбординг представляет собой серию шагов, направленных на интеграцию новых сотрудников в компанию. Онбординг редко длится больше месяца и, по сути, представляет собой чек-лист вещей, которые должен выполнить новый сотрудник за указанный период времени: изучить документацию, узнать особенности корпоративной культуры, посетить первые встречи, ознакомиться с планом работы и т.д.

В то время как адаптация — это более продолжительный процесс, цель которого — помочь сотруднику стать полноценным членом коллектива и эффективно выполнять свои обязанности. Адаптация может длиться от нескольких месяцев до года и включать в себя обучение, обратную связь и поддержание мотивации. Можно сказать, что онбординг является начальной и важной частью эффективной адаптации сотрудника.

Даже хорошо продуманная программа онбординга может оказаться неэффективной, если допускать ошибки. К наиболее частотным относятся:

1. Отсутствие четкой программы. Когда нет плана, сотрудник может чувствовать себя потерянным. Неопределенность в первых шагах приводит к стрессу и снижению мотивации.
2. Недостаток внимания со стороны руководства. Если менеджеры не вовлечены в процесс онбординга, сотрудник может почувствовать себя ненужным. Активное участие руководства показывает, что новичок действительно ценен для компании.
3. Слишком большой объем информации. Перегрузка документами, инструкциями и задачами в первые дни вряд ли пойдет на пользу новому сотруднику.
4. Игнорирование обратной связи. Когда компания не спрашивает у новичка, как проходит адаптация, это создает ощущение безразличия. Обратная связь важна для устранения возможных проблем и улучшения процесса адаптации.
5. Отсутствие персонализации. Использование унифицированного подхода к онбордингу игнорирует различия в опыте, навыках и стиле работы, что может вызвать у новичков чувство недооцененности и снизить их мотивацию.
6. Недостаток взаимодействия с командой. Если новый сотрудник не получает возможности полноценно познакомиться с коллегами, это замедляет его адаптацию и мешает выстроить рабочие отношения.

Чтобы онбординг стал не просто процессом адаптации, а настоящим инструментом для привлечения и удержания талантов, важно руководствоваться проверенными приемами. Ключевые элементы, которые помогут сделать онбординг эффективнее:

1. Четкий план и структура. Четко спланированная программа с расписанием мероприятий, тренингов и встреч помогает сотруднику понимать, что от него ожидается на каждом этапе.
2. Назначение наставника. Опытный коллега или ментор — важная поддержка в первые дни. Наставник может ответить на вопросы, поделиться опытом и помочь новичку быстрее освоиться на рабочем месте.
3. Погружение в корпоративную культуру. Новичок должен понять миссию, ценности и правила компании. На помощь придут презентации, ознакомительные материалы и обсуждения, которые помогут ему почувствовать себя частью команды.
4. Интерактивное обучение. Обучение должно быть увлекательным и адаптированным к потребностям сотрудника. Использование тренингов, симуляций, видеоуроков и геймификации делает процесс более запоминающимся.
5. Регулярная обратная связь. Открытая коммуникация с руководителем или HR-менеджером позволяет своевременно выявить сложности и поддержать сотрудника в решении проблем.
6. Социальная интеграция. Совместные обеды, неформальные встречи и командные мероприятия помогут новому сотруднику быстрее наладить контакты и почувствовать себя частью коллектива.
7. Постепенное погружение в задачи. Важно не перегружать новичка заданиями в первые дни. Постепенное увеличение ответственности позволяет сотруднику привыкнуть к новой роли и почувствовать уверенность в своих силах.
8. Использование технологий. Современные HR-инструменты и платформы упрощают процесс онбординга, позволяя автоматизировать задачи, организовать доступ к ресурсам и удобно отслеживать прогресс сотрудника.

Одним из значимых элементов в организации процесса онбординга является сбор обратной связи. Важно понимать, насколько успешно работает программа адаптации конкретного специалиста и как ее можно улучшить  случае возникновения проблем. Самый простой способ — проведение промежуточных встреч с HR-специалистом. Однако такой подход не совсем удобен для фиксирования ответов, результатов и пожеланий со стороны сотрудника.

Отличным дополнением будет проведение опросов. Это может быть проведение как регулярных опросов, отслеживающих комфортность адаптации сотрудника, так и более детального опроса по итогам онбординга. Такой подход поможет собрать всю ценную обратную связь в одном месте, а также передаст важный сигнал новым сотрудникам: компания действительно ценит их мнение и заботится об их чувствах и опыте.

Быстро создавать и запускать подобные опросы можно с помощью AppRaise. Платформа предлагает готовые шаблоны, которые можно легко адаптировать под любые исследования, включая онбординг новых сотрудников.

Запуск опроса занимает несколько минут, а аналитика собирается автоматически, предоставляя HR-специалистам удобные отчеты и ключевые инсайты для улучшения процесса адаптации сотрудников. Это позволяет не только сэкономить время, но и сделать онбординг более персонализированным и эффективным.