Встречи one-to-one (1-1): руководство по проведению

Встречи 1-1 — это регулярные совещания с участием двух человек. Как правило, это руководитель и подчиненный. Такие встречи организуют, чтобы давать обратную связь, держать друг друга в курсе происходящего, решать проблемы и помогать сотрудникам расти в рамках своей должности.

Встречи 1-1 (можно также встретить варианты написания one-to-one и one-on-one) проводят в свободной форме. Обычно они ориентированы на сотрудника и не ограничиваются обсуждением хода работ. Такие совещания считаются особенно важными, потому что они закладывают фундамент доверительных и плодотворных рабочих взаимоотношений.

Во встрече 1-1 могут принимать участие сотрудник и его наставник или даже начальник начальника (такие совещания еще называют встречами 1-1 с пропуском уровня). Возможны и другие варианты, которые представляются вам целесообразными. В этом руководстве мы рассмотрим стандартный вариант — совещание с участием сотрудника и его руководителя, которое проводится в рамках непрерывного управления эффективностью.

Встречи 1-1 позволяют сотрудникам получить обратную связь и рекомендации, необходимые для успешной работы и продвижения по карьерной лестнице. Руководитель, готовый выслушать сотрудника и предоставить ему своевременные рекомендации, становится его партнером на пути к успеху.

Благодаря постоянной обратной связи от руководителя сотрудник понимает, в какой точке находится и куда двигаться дальше. Если ему потребуется скорректировать свой маршрут, он сразу об этом узнает. Останется только вовремя исправить ситуацию. Помимо прочего, в ходе встреч 1-1 сотрудники могут поднимать вопросы, которые обычно нет времени обсуждать в рабочие часы.

Встречи 1-1 помогают руководителям решать проблемы на самых ранних этапах, направлять развитие сотрудников и удерживать их.

Чтобы раскрыть потенциал подчиненных, необходимо сблизиться с ними, найти с ними общий язык. Не существует легкого пути наладить взаимоотношения. Целенаправленные встречи 1-1 повышают доверие и создают такие условия, что руководителю становится ясно, что занимает мысли сотрудников. Благодаря этому он может сделать все необходимое, чтобы они были довольны, а их продуктивность не снижалась.

Кроме того, встречи 1-1 — это отличный способ получить своевременную обратную связь от подчиненных, которая поможет руководителю стать лучше. Спрашивая подчиненных, как он может им помочь, руководитель сможет понять, чего от него ждут и как ему улучшить свою работу.

Успех компании во многом зависит от тех усилий, которые прилагают руководители, чтобы наладить взаимоотношения с членами своей команды. Встречи 1-1 приносят пользу не только отдельным сотрудникам. Они также могут повлиять на финансовые показатели бизнеса.

Регулярные встречи 1-1 не только увязывают успех руководителя с успехом компании. Это еще и отличный инструмент для повышения вовлеченности. Если у сотрудника есть возможность спросить руководителя о том, в каком направлении движется компания и как его роль вписывается в общую картину, он будет куда больше вовлечен в работу. А вовлеченность напрямую связана с уровнем удержания и производительностью сотрудников.

Многие руководители задаются вопросом «Насколько часто нужно проводить встречи 1-1 с подчиненными? Достаточно ли одного раза в месяц? Или нужно встречаться еженедельно?». Ответ прост. Важно в принципе взять за правило проводить такие встречи. Если не брать в расчет передовые практики, то необходимо подобрать такую частоту, которая подойдет и руководителю, и подчиненным. Тем не менее есть несколько общих правил, которые можно принять во внимание.

Оптимальный вариант — 30–60 минут раз в неделю или две недели. Проект re:Work от Google, автор книги «Радикальная прямота» (Radical Candor) Ким Скотт и многие другие предлагают именно такую частоту встреч.

По умолчанию встречи 1-1 следует проводить еженедельно. Но в зависимости от количества подчиненных и от того, насколько тесно они взаимодействуют с руководителем, такие встречи можно проводить и реже. Если руководитель и подчиненные взаимодействуют довольно тесно и общаются каждый день, можно проводить встречи раз в две недели. Если в команде больше пяти человек, вполне можно установить такую же частоту: раз в две недели.

Встречи 1-1 раз в месяц должны быть исключением, а не нормой. За месяц может произойти немало событий, и руководитель рискует потерять связь со своими подчиненными.

Личные беседы обеспечивают наиболее широкие возможности в общении. Так что при каждом удобном случае лучше встречаться лично. Но если такой возможности нет, не нужно отменять встречу. Воспользуйтесь другим, чуть менее практичным способом — видеосвязью.

Если оба участника встречи работают в одном офисе, самым удобным местом будет небольшая тихая переговорная. Когда встречи 1-1 прочно войдут в повседневную практику, можно будет разнообразить их, сменив обстановку. Проявите изобретательность: сходите на прогулку или в кафе. Но в любом случае выбирайте такое место, где и вам, и вашему сотруднику будет комфортно говорить открыто.

Если команда работает удаленно, постарайтесь сделать так, чтобы общение было максимально приближено к формату личной встречи. Финансовый директор компании Zapier Дженни Блум рассказала нам, что их сотрудники находятся в самых разных уголках мира и проводят встречи 1-1 через видеочат. Невербальные сигналы имеют большое значение в общении, поэтому видеочат и личные встречи предпочтительнее текстовых сообщений и звонков. Обязательное условие для проведения эффективных встреч 1-1 в удаленном формате — надежные технологии. Не экономьте на стабильном интернет-соединении, а также высококачественной видео- и аудиосвязи — это обязательно окупится.

Если вы заранее подготовитесь к встрече, то не упустите ничего важного и оптимально используете время обоих участников. Не составляйте жесткую повестку. Лучше набросайте несколько тем для обсуждения, которые хотели бы затронуть.

Если обдумаете эти темы заранее, то сможете говорить кратко и конкретно. Это поможет вести себя уверенно и сосредоточенно. Кроме того, можно заранее направить список этих тем другому участнику встречи, чтобы он тоже мог подготовиться.

Хотите передать инициативу сотруднику? По словам Кейтлин Холлоуэй, вице-президента по персоналу и культуре в компании Reddit, если сотрудник обменяется с руководителем темами для обсуждения еще перед встречей, «это позволит ему направить разговор в нужное ему русло».

Если вы составите краткое резюме по основным результатам встречи и направите его второму участнику (во время или после встречи), это поможет избежать недопонимания. К тому же так вам потом будет легче пройтись по тем пунктам, которые вы обсудили, и проверить, что сделано. Можно также вести личные пометки, чтобы зафиксировать основные выводы на будущее.

Встречи 1-1 имеют огромное значение независимо от того, делаете вы записи или нет. Просто выберите вариант, который вам подходит. Главное — взять за правило регулярно проводить такие встречи. Впрочем, если вы потратите пару минут на заметки, это может здорово вам помочь.

Как и в случае с другими типами совещаний, существует несколько способов организации встреч 1-1.

Самое простое решение — занести повторяющиеся события в календарь либо сделать пометку в блокноте или приложении для заметок.

Если хотите усовершенствовать процесс, воспользуйтесь программным обеспечением для встреч 1-1. В такой программе можно совместно составлять повестку и планировать мероприятия по результатам обсуждений. Среди функций таких инструментов можно выделить следующие:

• Возможность обмениваться темами для обсуждения перед встречей, а также добавлять общие заметки по результатам встречи.
• Возможность вести личные пометки, если вы пока не готовы делиться своими соображениями с другим участником встречи.
• Возможность настроить шаблоны для регулярных совещаний и обсуждения определенных тем (например, постановки целей и карьерного роста).

Если инструмент для проведения встреч 1-1 входит в ПО для управления эффективностью, вы легко сможете подготовиться к встрече: у вас будет возможность проверить, какие цели поставлены перед сотрудником и какую ему обычно дают обратную связь, а также просмотреть заметки, которые вы сделали ранее.